在疫情那段时期办理专利相关业务是个存在困难的问题，不过国家知识产权局快速地采取行动，保证各项服务在防控所提出的要求状况下依旧能够顺利地运行，达成了“即便不见面也可以把事情给办成”这样的情况。
线上渠道全面开通
人员流动以及聚集被减少，各地专利代办处有关线下窗口服务之举便停顿了下来，这样的决定是在二零二零年年初疫情防控关键时期广泛施行的，像西安、呼和浩特、沈阳等地的代办处都发布了相关公告。窗口服务的停顿并非意味着业务就停滞不前了，通知当中明确引导公众朝着线上平台去办理事务。
诸多代办处借助官方网站以及公众号，将线上办理指南进行极为细致详尽的罗列。申请人能够经由中国专利电子申请网，去提交新申请费，或者对审查意见作相应答复。而针对专利质押、许可合同备案等相关事务，会引导申请人运用专利事务服务系统。这般清晰明透的指引，把申请人的顾虑进行消除，对于业务连续性予以保障。
邮寄办理安全便捷
各地代办处针对必须提交纸质材料的业务，大力推行邮寄办理方式，像太原代办处在通知里明确，专利优先审查请求、费减备案证明等材料能够通过邮寄提交，此方式切实避免了面对面接触，降低了病毒传播风险。
代办处针对邮寄办理给出了具体操作方面的建议，其中涵盖准确填好回邮地址以及联系方式。在收到材料之后，工作人员会马上进行处理，并且会把回执文件寄回去。好多代理机构都表示，邮寄办理尽管比现场办理要慢上一两天，不过在特殊时期那可是完全能够接受的替代之举。
咨询热线及时响应
为了保证沟通能够顺利进行，多个代办的地方增加设置了电话咨询的路线，上海的代办处当时立马就开放了6条专门的线路，它们分别是针对专利申请、缴纳费用、资助方面的政策等不一样的业务范围的，这些热线电话由熟悉业务的工作的人员来值班守候，能够提供准确的操作方面的指导。
电话咨询不但对办理流程问题予以解答，还对一些紧急状况加以处理，比如说，有企业因疫情致使缴费困难，经热线咨询以后得到了可行的延期处理建议，这样的实时沟通方式把无法现场咨询的不足给弥补了，让申请人的预期得以稳定。
邮件与在线客服补充
除电话之外，部分代办处还给出了邮件、微信等在线咨询途径，福州代办处当时已然明确，咨询窗口服务转变成依靠电子邮箱、QQ跟微信予以提供，此种异步沟通形式便利申请人随时进行提问，工作人员能够在后台集中开展回复。
线上客服极适宜处置具备需进行文档截图施加或者链接发送这般情形的繁杂问询。代理人可以把遭遇的问题界面予以截图发送出去，工作人员能够更为精确地判定问题所处位置。此种方式同样减轻了热线电话由于负荷过重而产生的拥堵压力，从而构建起了多渠道相互补充的服务体系。
内部流程应急调整
为了去适应“不见面”这样的办理模式，各个代办处的内部，也针对工作流程做了优化，文件接收环节、扫描环节、分发环节、审核等环节，都开展了调整，以此来确保线上以及邮寄过来的业务，能够获得快速处理，一些代办处，还安排了轮流值班制度，既能够减少办公区人员的密度，又能够保证服务不会间断。
举例来说，针对邮寄过来的数量众多的大批文件，工作人员最先会开展外部消毒方面的处理，随后再按照批量进行拆封并录入系统。审核这个环节同样尽可能借助电子化的方式予以开展，以此减少纸质文件的流转。这些内部所做出的调整乃是外部服务不“亏本”的关键重要保障。
宣传引导广泛覆盖
在确保申请人能够及时晓得办理方式发生变化的情形下，各个代办处经由多种渠道去发布通知，不但有官网公告，还借助微信公众号、行业协会群、电子邮件列表等来予以推送，其内容不但告知暂停窗口服务，而且更将重点放在说明替代办理方法以及操作细节之上。
对于常见的困惑之处，像是网上缴费的具体流程步骤，以及邮寄地址填写的规范要求等，众多代办处制作了图文并茂的操作指引。这些贴合实际情况的宣传材料，助力了不少对线上操作不清楚的中小企业及个人申请人，顺利地完成了业务办理，切实有效地避免了因信息不通畅而致使的事务耽搁。
就突发公共事件出现的情形下，您觉得这般“线上加上邮寄”的服务模式是不是应当当作未来政务服务的标准配置当中的一项呢，欢迎于评论区把您的看法分享出来，要是认为本文存在帮助，请点赞予以支持。
